איך מנהלים את המשרד ביעילות וגם חוסכים בכסף?

איך מנהלים את המשרד ביעילות וגם חוסכים בכסף?

מוקד תיאום פגישות

בין אם אתם מנהלים עסק קטן ובין אם זה עסק בינוני או גדול – סביר להניח שיש לכם לא מעט משימות בניהול המשרד, כמו ניהול חשבוניות, הפקת תלושי שכר, ניהול משימות, תקשורת עם לקוחות ועוד. כיצד ניתן לנהל את המשרד ביעילות וגם לחסוך בעלויות? ריכזנו בעבורכם כמה אפשרויות:

שירותי מיקור חוץ

בלא מעט מקרים שירותי מיקור חוץ לניהול המשרד יהיו הרבה יותר אפקטיביים וחסכוניים מאשר להעסיק מנהלת משרד נוספת. למשל תוכלו להיעזר בשירות של מוקד תיאום פגישות או שירות לניהול החשבונות של העסק, מה שיחסוך מכם זמן והתעסקות, ואף עשוי לחסוך בעלויות (משום שהעסקת עובדים אינהאוס, תהא כרוכה בעלויות גבוהות יותר מאשר מיקור חוץ).

האם אתם באמת זקוקים למדפסת?

מדפסת היא אחד הפריטים השכיחים ביותר במשרדים השונים, אבל האמת היא שלא כל משרד זקוק למדפסת ובהחלט ניתן לחלוק מדפסת אחת עם משרדים נוספים (בעיקר אם אתם שוכרים משרד בקומפלקס של כמה משרדים). כמו כן, הדפסות חשובות ניתן לשלוח להדפסה מרוכזת בבית דפוס.

פה נעצור לציין שכדי לחסוך זמן וכסף, מוטב להתנהל באופן דיגיטלי. לשלוח חשבוניות ירוקות ולנהל את כל הפן הכלכלי של העסק במערכת ייעודית על ענן, ובכך לחסוך בנייר, ולסייע בין היתר לאיכות הסביבה.

לחסוך בצריכת החשמל

הוצאות החשמל עשויות להיות גבוהות בעבור עסקים, ועל כן חשוב לרכוש מכשירים חשמליים שאינם צורכים חשמל בכמות גדולה על מנת לחסוך בעלויות. לחלופין, תוכלו לחלוק מכשירי חשמל מסוימים (כמו מקרר, מיקרוגל וכו') עם משרדים נוספים ולהתחלק בהוצאות (זה אידיאלי למשרדים קטנים ששוכרים משרד במתחם משרדים משותף).

אפליקציות ומערכות ייעודיות

דרך נוספת לחסוך זמן וכסף היא להשתמש במערכות ואפליקציות ייעודיות שיסייעו לכם לנהל את המשרד על הצד הטוב ביותר. למשל מערכת לניהול משימות כדוגמת אסנה או קליק אפ, עשויה להיות יעילה במיוחד, לתזכר אתכם במשימות לפי דד-ליינים שתציבו מראש ועוד. כמו כן, תוכלו להשתמש באפליקציית טוגל לניהול זמן, כך תוכלו להבין כמה זמן לוקחת כל משימה, ולהשתפר בהתאם.

 

ניהול המשרד אמנם גובה לא מעט זמן, אבל בהחלט ניתן להיעזר בשירותים חיצוניים שיאפשרו לחסוך זמן וכסף, ועדיין לנהל את המשרד באופן האופטימלי.

Facebook
Google+
Twitter
LinkedIn
Pinterest
מאיר הרוש

מאיר הרוש

מאיר הרוש הוא כלכלן ואיש עסקים בוגר תואר שני באוניברסיטת בר אילן. מאיר בעל חברת השקעות גדולה המונה סניפים בארץ ובעולם. בזמנו הפנוי מאיר מעביר הרצאות וסדנאות בנושאי השקעות לחברות ופרטיים, וגם כותב מאמרים מקצועיים בתחום בבלוג זה.

השארת תגובה